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一份优质标书如何制作经验分享

一、  投标书的基本要求:

 

l . 帮助与你的标书读者沟通。

 

从这个角度上来讲,标书是一篇针对用户需求的论文,逻辑结构和语言一定要清楚、可读。考虑到评标专家一般都具有较好的学术经验,其中良多仍是教授、博导,投标的语言要针对读者的阅读习惯为好。

 

2. 表现你收拾整顿过后的思路和想法主意。

 

假如对整个方案的思路不清楚,是不能写好一个标书的。在投标之前一定要理清晰整体思路及各部门的关系,必要的头脑风暴和预评审也是需要的,以便更加清楚地表示。对于没有结论或者困惑争议的地方,不要指望能够糊弄过去,如实地分析甚至放在重要的地方重点把可能的难题和解决方案以及选择的过程描述出来,往往会增加胜算。

 

3. 对招标书作出反应。

 

要非常留意投标需求书的细节要求,一般甲方不会随便写出某种要求的,泛起这种情况一般是甲方非常需要或者有竞争对手说服甲方提出这种需求。对于特别的、违失常规的要求尤其要留意,在标书中一定要有回应。回应的时候不要直接反驳,应该用比较委婉立场和明确的结论给出建议和意见、结论。

 

4. 对客户需求做出反应。

 

有良多客户的需求并没有体现在标书文件中,这个时候假如说明非常具体和具有针对性,对于评标专家长短常具有说服力的。

投标书分为商务部分和技术部分,有些投标要求分为商务标书和技术标书。

  1.         商务投标书的组成
    (1) 投标的主体内容(按邀标书格式)。需要提醒的是,评标专家在现场进行评标,需要阅读大量的文字,这个时候一定要严格按照邀标书的格式进行,必要的时候要专门以不同纸张或者标签的形式进行部分区分,以便于专家在不同服务商之间进行对比。
    (2) 投标报价及产品清单。如果邀标书给定了投标报价单,按照标准报价单进行填写,如果没有,需要仔细进行设计。一个好的报价单有助于专家进行对比和筛选,也有利于服务商进行价格谈判。比如,比较细致合理的报价就不容易被价格谈判的时候大幅度降价。另外,如果报价单比较复杂和篇幅长,需要对各部分报价进行小结、需要有一个明晰的各部分报价总计。报价单要注意核算,不要计算错误和重复、缺项,尤其是用excel进行自动计算的时候,一定要用另外的办法验算。
    (3) 资质证明。仔细注意邀标书要求的资质证明,另外,可能的竞争对手可能提供的用户报告、资质、案例等要仔细对待;尽可能提供高于邀标文件的资质;对于联合投标,需要提供双方或者多方的资质,对于要求具有“本地服务队伍”要求的,需要提供证据文件;对于设计的产品,要提供必要的证书和文件;对于使用关联公司(例如集团公司)的资质,要特别注意法律一致性的要求。
    (4) 项目团队介绍。项目团队的介绍要实事求是,不一定非要公司高管介入项目过程;对于团队中人员资历的介绍,要注意角色分工、年龄搭配和资质要求;要突出团队成员类似项目的成功经验。
    (5)公司简介。公司简介要针对性地进行缩写或者改写,将与项目密切相关的内容突出出来。
    (6) 公司售后服务体系及培训体系简介。一般这一条比较容易和技术表述中的相应部分混淆,要非常注意放在哪个部分,如果商务部分和技术部分都需要,侧重点各是什么;往往评分标准中都有这一条,因此,应该仔细描述自己公司的项目管理、售后服务和培训体系,要符合用户的标书要求,还要符合主流的国际、国内标准。
    (7) 设备简介。设备简介要将设备的案例、使用情况、证书等进行提交。
    (8)行业典型(成功)应用案例。成功案例中要特别注意将类似的项目经验放在比较前面的位置。
    (9)一切对本次投标有利的资料。有些单位会提交获奖证书、专利、知识产权证书、横向和纵向课题承担证明等与项目关联的证明信息。

投标文件技术技术部分

  1. 标书摘要说明。摘要说明不仅仅是各个部分的概括,更应该是投标方体现自己思想的首页阐述,应该花很大的精力去重视的,也是争取专家非常重要的地方。
    (2) 背景介绍。项目背景要从行业、用户基本情况等方面论述和解释项目的必要性及考虑,这是体现标书针对性非常重要的地方。
    (3)主要设计标书。项目的设计是标书的主要部分,考虑到专家未必对所牵涉的标书的技术非常清楚,这一部分的逻辑关系非常重要,应该从技术方向、产品方向、产品选型、性能价格比较等多方面进行逻辑论述,站在中立的立场上为甲方选择适合的解决方案的“示意”非常重要。
    (4)项目实施计划。项目实施计划要可行、符合要求。这也是经常的打分点,实施计划尽量使用专业工具(比如project),项目管理的体系架构要非常清晰,比如ISO9000,CMM等,标书要求的资质要和项目实施的技术体系相吻合,比如资质特别要求CMM,项目管理的计划就应该根据CMM来进行计划。
    (5)风险控制和质量控制计划。风险控制措施要实在,质量体系要清晰和符合邀标书要求。
    (6)售后服务计划。售后服务计划往往是评分点,应该尽可满足邀标要求;对于重要的服务承诺和期限,应该以黑体或者表格的形式突出出来。
    (7) 产品介绍。产品介绍应该放在不突出的地方,比如附录;产品的重要性能可以提前或者突出;必要的时候,可以将厂家的产品说明彩页裁减放进标书装订。

1. 整体上的一般要求

(1)全局观-标书各个部分自成体系又相互依托。
技术可行,叙述简洁明了。
产品清单正确。
目录结构清晰—(代表思路清晰)。
整篇文字叙述条理分明,风格统一。
既迎合读者心理习惯又有创新性。
例如,如果一个综合的解决方案标书需要很多部分,我们就可以再画一章各个部分的逻辑关系图并进行简要论述,便于专家评审。

2.  摘要说明

摘要说明是一个标书的整体说明,不仅仅要反映各个部分的简要内容,更要反映投标方的整体思路和思想,有时候叫做总经理摘要或者特别阐述,它包含以下内容:
– 标书目标:
– 战略建议:
– 注意事项:
– 标书优点:
–其他需要吸引读者眼球的东西

3. 目录结构

目录不仅仅是自动生成就可以了,更重要的是要反映整体的逻辑结构,评标专家也往往通过目录来得到标书的第一印象。一个好的目录应该反映缜密的思维和清晰的内容,专家还从中得到重要的特色和投标方的主要知识技能基本信息。

标书编写中的注意事项

(1)标书中出现其他项目或其他客户名称。很多标书采用其它案例的资料,忘记了改正用户,这在评标现场非常容易被排斥和认为不认真,因此需要专人进行检查。

(2) 标书叙述前后矛盾。很多标书由不同的人完成,出现前后叙述不一致一定要改正。最好安排有人在投标之前阅读统稿、安排专门的评审会议。
(3) 目录结构混乱,无逻辑、各自为政。
(4) 套话、废话太多,语言啰嗦、言之无物。这种情况很容易出现在摘抄网络上的信息的时候,应予以注意。
(5) 遣词造句,用语不当。错别字是小事,但很容易引起专家反感,尤其在摘要、重要场所和多次出现的时候。

投标文件编写制作的几个阶段

 

  1. 准备阶段
    – 仔细阅读邀标书(招标文件)
    – 按照招标文件制作标书,内容可以增加,不能减少
    – 制定标书编写日程安排表,严格遵守,注意预留标书审查修改时间。绝大多数公司容易犯的一个错误就是不样儿遵守项目的日程,总是加班到最后一个晚上,这样反而容易出错误;另外,更多的单位还在最后一天晚上由销售收集用户或者竞争者的信息仓促调整犯下致命错误;这样的错误还容易出现投标迟到现象。最好的方式是预定好时间和标书调整策略,严格按照策略执行,这个时候,召开项目启动会达成共识非常重要。
    2.        标书制作阶段
    – 在投标书中,最重要的是价格、服务和一切可以吸引用户眼球的内容(即使邀标书上没有要求的内容)。
    – 投标书中最大的忌讳是出现诸如错字、错页、漏印、价格不统一、价格大写错误、太过时的内容及出现与项目不相干的内容(如A项目的投标书的页眉还是B项目的名称)
    3.        收尾阶段:
    l  如何印刷标书
    –  关键图表的印刷。一个好的图表,非常容易超越竞争对手和吸引专家进行探讨或者注意,有必要可以制作一个非常大的图夹在标书中间。
    –  报价单的打印(如何便于查阅)。
    2 如何装订标书
    –  封面的设计。标书的封面要显示专业和高贵,不要花哨,必要的公司、理念和标示可以恰当地放置。
    –  使用标签页。有时候标书很厚,应该在侧边增加标签符号,最好打印简要说明便于查阅;还可以附加使用不同颜色的纸张区分不同的章节和部分。
    –  整体的观感。标书装订要体现公司的价值,很多公司舍得聘请员工却不舍得花钱设计和装订标书,在经济上非常不合算。
    3  标书封装(或遵照邀标书要求)
    –  采用投标专用袋;
    –  投标专用袋上标明投标编号、包号、投标设备名称及投标单位名称;
    –  投标专用袋封口处注明:“xxxx年x月x日yy:zz分前不得启;
    –  封字样”或使用带有上述字样的小纸条封住袋口,加盖公章。
    投标书的正本或副本
    –  按照邀标书要求准备相应的正本及副本的数量(正本一份副本多份);
    –  投标书的封面必须标明正本或副本;
    –  正本必须采用原章(非复印件);
    –  正本每页必须有投标授权人的签字(全名或姓氏);
    –  副本的封面必须是公司(平台)原章。

 

 



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